Systematik zur Inventarisierung

Reimelt IT Consulting
Unser Programm ist ein System zur Verwaltung von komplex zu beschreibenden Objekten. Komplex zu beschreibende Objekte sind zum Beispiel Kunstgegenstände, die zum einen einzigartig sind, zum anderen aber von verschiedenen Personen im wesentlichen auf die gleiche Art beschrieben werden sollten.

Die Problematik bei solchen Beschreibungen liegt darin, die beschriebenen Objekte recherchierbar zu machen und sicherzustellen, dass zwei verschiedene Experten oder auch Laien das Objekt auf eine möglichste exakt gleiche Art beschreiben. Zum Beispiel kann vergoldetes Silber sowohl als „Silber vergoldet“ oder eben als „vergoldetes Silber“ bezeichnet werden. Hier muss durch das System sichergestellt werden, dass nur einer dieser Begriffe benutzt wird, oder das System muss die Synonyme erkennen und bei einer Suche nach „Silber vergoldet“ ebenfalls „vergoldetes Silber“ anzeigen. Diese Problematik wurde schon früh durch die Verwendung von Thesauri gelöst. Diese Thesauri versagen aber spätestens da, wo ganze Sätze für die Beschreibung benötigt werden. Zum Beispiel:

Auf der Fußplatte des Kelches befindet sich eine Gravur , die ein Wappen der Familie von Bülow darstellt.

Im System wird dieses Ziel durch die Verkettung einzelner Begriffe erreicht. Der Beispielsatz wird durch folgende Begriffskette abgebildet:

Kelch :     Fuß :     Gravur :     Wappen :     Familie von Bülow

Diese Begriffskette entsteht durch im System hinterlegte Verkettungen von Begriffen.

Die Bildung dieser Begriffskette erfolgt sehr einfach. Nach der Auswahl einer Objektbezeichnung ( im Beispiel „Kelch“ ) und einer Kategorie ( im Beispiel die Kategorie Beschreibung ) kann eine neue Begriffskette gebildet werden. Dazu werden vom System nacheinander Begriffslisten zur Auswahl angeboten, die den jeweiligen Begriff weiter beschreiben.

Dabei gibt es zwei verschiedene Arten von Begriffen. Zum einen die Begriffe, die direkt zur Beschreibung der Objekte dienen und Teil einer Begriffskette sein können und zum anderen die mit ** gekennzeichneten Begriffe, die nicht in die Beschreibung übernommen werden, sondern lediglich zur Strukturierung der Begriffslisten dienen. Dies ist sehr wichtig, da durch diese Begriffe dafür gesorgt werden kann, dass die Listen in der Regel nicht länger werden, als auf dem Bildschirm dargestellt werden kann. In Sonderfällen können die Listen länger sein, immer dann, wenn die Information am Stück ablesbar ist, z.B. bekannte Familiennamen. Für diesen Fall steht eine Suchfuktion zur Verfügung, um in den längeren Liste den gewünschten Begriff schnell zu finden.

Jedem verwendeten Begriff können mehrere Synonyme zugeordnet werden, auf die die Suchfunktion innerhalb einer Liste reagiert, es ist aber sichergestellt, dass innerhalb des Programms nur ein Begriff verwendet wird. Beispielsweise könnte in einer Namensliste nach dem Namen des Stifters des Beispielkelches Bulowen (Abb. 3 ) gesucht werden, der Name von Bülow wird ebenfalls gefunden und für die Erstellung der Begriffskette verwandt.

Ein Werkzeug um Falscheingaben zu vermeiden, ist die Möglichkeit, die einzelnen Begriffe durch Bild und Text näher zu beschreiben bzw. zu definieren Diese Beschreibung ist in Abbildung 2 für die Begriff **Teile des Kelches, Gravur und Familie von Bülow erkennbar. Dies ist insbesondere für Laien wichtig, die an Hand der Begriffsketten eine Suche im System durchführen, aber auch, wenn mehrere Fachleute zusammenarbeiten.

Nach der Auswahl der Objektbezeichnung "Kelch" öffnet sich in der nächsten Ebene die Liste mit den Begriffen "Technik" und " ** Teile des Kelches " . Durch die Auswahl eines Begriffes wird die untergeordnete Ebene geöffnet. Sie enthält eine Liste mit Begriffen, die dem Begriff der oberen Ebene zugewiesen wurden. In dem vorliegenden Beispiel wird sich für " ** Teile des Kelches " entschieden. Als Entscheidungshilfe kann eine Darstellung per Mouse over Effekt vergrößert werden, auf der die Bestandteile des Kelches benannt sind. Diese Begriffe werden in der nächsten Ebene aufgelistet. usw. So wird das Wissen über das Objekt mit Wissen, das im System bereits vorhanden ist, schrittweise verglichen und das Objekt wird auf diese Weise beschrieben.

Die Beschreibung eines Objektes entsteht dadurch, dass beliebig viele Begriffsketten zu einem Objekt erfasst werden. Freitexte wie z.B. Inschriften können hinzugefügt werden und werden durch Klammern gekennzeichnet.

Diese Art der Erfassung ist nach einer kurzen Einarbeitungszeit schneller, als es eine rein textuelle Beschreibung wäre.

Begriffsketten können in beliebigen Kategorien gebildet werden. Die Kategorien dienen dabei einer Gruppierung der Begriffsketten. So werden zum Beispiel alle Begriffsketten, die Aussagen über die Materialien eines Objektes treffen, in einer Kategorie Material zusammengefasst.

Suche in den inventarisierten/achivierten Objekten

Die Stärke des Systems zeigt sich spätestens bei der Suche nach Objekten. In der Suche werden die Begriffsketten zur Bildung von Suchkriterien benutzt. Hier können ganze Ketten aber auch Teile von Begriffsketten verwendet werden. Auf diese Weise ist es möglich, zum Beispiel nach allen Kelchen zu suchen, die auf dem Fuß die oben beschriebene Gravur haben, oder aber auch nach allen Objekten auf denen das Wappen der Familie von Bülow abgebildet ist.

Im Suchergebnis werden die gefundenen Objekte aufgelistet und direkt mit Fotos dargestellt. Die Bilder werden per Mouse over Effekt vergrößert, so dass sofort erkennbar ist, ob es sich bei dem gefundenen Objekt um das gesuchte handelt.

Hierarchie innerhalb der Objekte

Jedes im System erfasste Objekt wird mindestens einer Hierarchie zugeordnet. Auf diese Weise lässt sich zum Beispiel ein regionaler Standort abbilden. als Hierarchie im kirchlichen Bereich
Landeskirche > Kirchenkreis > Kirchgemeinde > Ort > Gebäude
als Hierarchie im staatlichen Bereich
Bundesland > Landkreis > Gemeinde > Ort > Gebäude
Oder die Objekte können vorgruppiert werden:
Religion und Glaube > Liturgisches Gerät > Abendmahlsgerät > Kelch (Systematik zur Inventarisierung, herausgegeben vom Hessischen Museumverbandes)

Woher kommen die Begriffe für die Begriffsketten

Die Begriffswelt wird im Administrationsbereich des Programms von Personen mit den entsprechenden Berechtigungen angelegt. Es gibt aktuell keine vorgefertigten Begriffswelten für verschiedene Bereiche. Der oder die Administratoren haben die Chance selbst festzulegen, in welchen Kategorien welche Daten erfasst werden sollen und die Begriffswelt entsprechend zu erstellen. Im Rahmen der Erfassung von Objekten kann diese Begriffswelt dann stetig erweitert werden. Dabei wird mit einem Baukastensystem gearbeitet. Auf zwei Arten wird die Begriffswelt für ein Objekt erweitert. 1. Fehlt zu einem Begriff eine Aussage, wird sie auf der nächsten Ebene hinzugefügt. Mit dem Speichern des Begriffes wird er automatisch dem Begriff der oberen Ebene zugewiesen. 2. Durch die Zuweisung von Begriffen von der unteren zur oberen Ebene können zu jedem Begriff Begriffsbäume entstehen ( siehe Abb. 1) Ein solcher Begriffsbaum verbirgt sich z.B. hinter dem Begriff ** Verzierung,Metall, graphisch, der in der Beschreibung des Kelches vorkommt. (Abb. 2) Auf dem Deckel einer Dose befindet sich ebenfalls eine graphische Verzierung. Beim Erstellen der Begriffswelt für den Deckel wird der Begriff ** Verzierung,Metall, graphisch bausteinartig dem Begriff Deckel zugewiesen. Damit stehen für das Beschreiben des Dosendeckels alle Begriffe, die für das Beschreiben der graphischen Verzierungen des Kelches benutzt wurden auch für das Inventarisieren der Dose zur Verfügung. Da das System komplett als Internet Anwendung realisiert wurde, kann jeder vom Administrator erfaßte Begriff sofort von allen Benutzern verwendet werden. Technik
Das System ist vollständig mit einer Weboberfläche ausgestattet. Das heißt, das System kann über den normalen Internetbrowser von jedem Ort der Welt aus benutzt werden, ohne dass eine Installation auf den Arbeitsplatzrechner erforderlich ist. Für den Server gelten folgende Systemanforderungen:

Zusammenfassung

Das System ermöglicht es u.a. :